Un buon amministratore conteggia alla fine di ogni anno di gestione tutte le spese di quell'anno, comprese le quote del TFR della portineria che dovrebbero essere conteggiate e accantonate anno per anno, quindi non ci dovrebbero essere spese aggiuntive ne per il locatore ne per il conduttore.
Qual'ora ciò non fosse avvenuto è chiaro che un conduttore o condomino appena entrato in possesso dell'immobile, non dovrebbe avere a suo carico oneri che fanno parte del periodo precedente al suo possesso dell'immobile, quindi la spesa non accantonata sarà da richiedere al locatore precedente al periodo, che a sua volta dovrà interessarsi a richiederla al precedente conduttore.
Non è raro il caso di cambi di proprietà dove si trova nel preliminare la dicitura che le spese condominiali siano intese come regolarmente pagate, e quindi le spese che emergessero in seguito, se non specificate, sono a carico del venditore, ( come in questo caso, le quote non accantonate dovranno essere recuperate da chi ha usufruito della portineria nei prededenti periodi)