Passaggio di consegne

[busta55]

Cosa deve fare un nuovo amministratore per un corretto passaggio di consegne?
Quale procedura deve seguire?
Quali sono le cose a cui deve fare massima attenzione?
Grazie ragazzi

 

[JERRY48]

Subito dopo essere stato nominato dai condomini l'amministratore deve prendere in consegna il condominio.
È tenuto, cioè, a ritirare dal suo predecessore tutta la documentazione che questi ha detenuto per lo svolgimento del suo mandato.
Solo dal momento del cosiddetto «passaggio delle consegne» l'amministratore è messo nella condizione di conoscere le problematiche del condominio che è stato chiamato a gestire e di collaborare con i condomini per cercare di risolverle: è da tale momento che egli di fatto assume i pieni poteri gestionali e, di conseguenza, le responsabilità ad essi inerenti.
La consegna dei documenti rappresenta quindi il punto dal quale comincia a decorrere, per il neo-eletto amministratore, l'obbligo della tutela dei beni comuni e della buona tenuta della contabilità.
Per converso, con il passaggio delle consegne termina totalmente l'incarico del l'amministratore uscente che, con la sottoscrizione del relativo verbale da parte del suo subentrante, si libera da ogni incombenza che sino a tale momento egli è invece tenuto a svolgere per il condominio, nonostante la cessazione dell'incarico.
Solo con il regolare passaggio di consegne è possibile escludere qualsiasi ipotesi di confusione e di responsabilità amministrativa, talché il relativo verbale assume primaria importanza ai fini della prova dell'avvenuto esatto trasferimento dei documenti.
Indipendentemente dai motivi per cui viene a cessare il mandato, l'amministratore uscente deve restituire tutta la documentazione.
Le norme sulla privacy escludono che egli possa trattenere presso di sé le copie dei documenti riconsegnati: cessato l'incarico riprende pieno vigore la disciplina diretta a garantire la riservatezza dei condomini.
L'obbligo di restituzione trova esplicita disciplina nell'articolo 1713 del Codice civile, il quale prevede il dovere del mandatario di rimettere al mandante, al termine dell'incarico, tutto ciò che ha ricevuto a causa del mandato.
Per nessun motivo l'amministratore può rifiutare la riconsegna di quanto da lui detenuto in ragione dell'incarico che ha svolto per il Condominio.
Il diritto di ritenzione infatti non può esercitarsi sui documenti condominiali che, se richiesti, devono essere immediatamente restituiti.
Il rapporto di amministrazione deve essere ricondotto almeno in parte al mandato, talché l'amministratore, alla fine del suo incarico, deve rendere il conto del proprio operato svolto e consegnare tutta la documentazione da lui detenuta.
L'amministratore non può trattenere i documenti neppure sul presupposto di andare creditore di somme nei confronti del condominio.
Sotto tale profilo è opportuno ricordare che se da un lato l'amministratore uscente ha il diritto di chiedere il rimborso di tutte le anticipazioni da lui fatte in esecuzione del mandato, dall'altro è suo onere dimostrare che il rendiconto consuntivo indicante tali anticipazioni sia stato approvato dall'assemblea.
Non è, infatti, sufficiente allo scopo la sottoscrizione del nuovo amministratore apposta in calce al verbale di passaggio delle consegne in cui si sia dato atto dell'esistenza delle anticipazioni stesse.
Simile sottoscrizione deve invero intendersi come semplice ricevuta della documentazione e non già come riconoscimento del debito.
Né può trovare applicazione il privilegio che la legge, con l'articolo 2761 del Codice civile, riserva al mandatario sulle cose del mandante che egli detiene in esecuzione del mandato: ciò in quanto tale tipo di privilegio speciale si riferisce unicamente a beni suscettibili di realizzazione economica, vale a dire a beni che possono essere venduti per ricavarne il prezzo da compensare, in tutto o in parte, con il credito vantato dal mandatario.
Ciò non può accadere per i documenti del condominio, il cui utilizzo è riservato ai condomini.
Nel persistere del rifiuto alla riconsegna, il nuovo amministratore è legittimato ad agire giudizialmente nei confronti del suo predecessore, anche in via d'urgenza, per ottenere la restituzione dei documenti occorrenti al l'esercizio della gestione condominale, senza la necessità di preventiva autorizzazione da parte dell'assemblea, rientrando simile potere tra quelli conferitigli dal l'articolo 1130: il recupero della documentazione costituisce infatti il presupposto indispensabile per potere gestire il condominio.
Nella pratica il passaggio delle consegne si concretizza poi nella redazione di un elenco di tutta la documentazione che viene ritirata dal nuovo amministratore, il più dettagliato possibile così da evitare l'insorgere di possibili postume contestazioni circa la mancanza del l'uno o dell'altro documento: dal libro dei verbali, al regolamento di condominio, alle tabelle millesimali, alle certificazioni degli impianti e alle polizze assicurative, documenti questi tutti indispensabili per una corretta gestione.
Importante anche la chiusura di cassa, documento nel quale indicare tutti i versamenti eseguiti dai condomini e i pagamenti eseguiti sino al momento della consegna.
Solo al termine di tutte queste operazioni può dirsi essersi verificata l'effettiva presa in consegna del condominio da parte del nuovo amministratore.
Per quello uscente, invece, questo momento segna la fine del mandato.

saluti
jerry48

 

[adimecasa]

jerry è troppo lunga ci rinuncio a leggerla tutta ciao

 

[dolly]

Cosa deve fare un nuovo amministratore per un corretto passaggio di consegne?
Quale procedura deve seguire?
Quali sono le cose a cui deve fare massima attenzione?
Grazie ragazzi

Anzitutto dovrà prendere contatti con l'amministratore uscente, per ottenere la consegna di tutta la documentazione condominiale. L'amministratore uscente, nel frattempo, dovrà predisporre il rendiconto della gestione successiva all'approvazione dell'ultimo bilancio consuntivo: in tale rendiconto dovrà essere evidenziata ciascuna spesa sostenuta con i documenti giustificativi ed eventuali entrate oltre ovviamente alle rimanenze di cassa e/o banca (fino alla data del termine del mandato stesso). Sempre compito dell'amministratore uscente è quello di formare un elenco dei documenti consegnati e anche di redigere un verbale di consegna che viene sottoscritto, all'esito delle operazioni, da tutti e due gli amministratori. A questa elencazione l'amministratore subentrante dovrà porre particolare attenzione, quindi prima verifica e poi sottoscrive, ciò ad evitare contestazioni a posteriori circa la mancanza dell'uno o dell'altro documento. Con il verbale di passaggio delle consegne ogni responsabilità viene di conseguenza trasmessa all'amministratore subentrante, tenuto infatti a controllare, come detto prima, i documenti che gli vengono consegnati prima di firmare.
Provo ad abbozzarti più o meno un fac simile di un verbale di consegna:

CONSEGNE FRA USCENTE E SUBENTRANTE
Oggi,___/___/_____ alle ore___/___ presso l'ufficio del Sig.______________ sito in Via________________ amministratore uscente, si procede alle consegne dei documenti amministrativi del condominio di Via________________ al nuovo amministratore Sig_________________ con studio in Via____________________
Elenco dei documenti consegnati:
1)Contratti Pulizie, Ascensori,Caldaia
2)Contratti Giardinaggio, Autoclave
3)Contratti di fornitura acqua, energia(e),
4)Contratto d'appalto lavori straordinari (se in corso)
5)Contratto portierato (se esistente)
6)Libro paga, matricola, registro infortuni
7)Documentazione INPS, INAIL (se vi sono dipendenti)
8)Codice fiscale del condominio
9)Registri verbali assemblea
10)Libro cassa
11)Elenco anagrafico proprietari
12)Elenco anagrafico multiproprietari
13)Nominativi conduttori
14)Regolamento di condominio
15)Dichiarazione di conformità di tutti gli impianti comuni
16)Dichiarazione di conformità impianti autonomi
17)Certificati di prevenzioni incendi
18)Copia della concessione edilizia, eventuali varianti, contabilità, abitabilità, agibilità
18)Dichiarazione ex ICI casa Portiere (se non è pertinenza)
19)Ultimo Bilancio consuntivo approvato
20)Preventivo approvato esercizio in corso
21)Situazione contabile, prima nota, debiti e crediti
22)Documentazione c/c bancario
23)Atti del Condominio
25)Chiavi di tutto il complesso
26)Modelli 770, modelli F24
27)Altro.........
Data ,____/___/_______
L'amministratore uscente L'amministratore subentrante