Legge sulla privacy

[spada]

Un amministratore di un condominio come si deve organizzare per la legge sulla privacy ?
I dati sensibili, rubrica dei condomini o visure catastali o contratti di affitto depositati nel suo ufficio, come devono essere trattati per stare in regola?

 

[Antonio Azzaretto]

In sostanza, il professionista o l' azienda che cura la gestione dello stabile, può chiedere e/o disporre di tutte le informazioni necessarie per esercitare i compiti attribuiti dall' assemblea con delibera, anche senza il consenso da parte dei singoli condòmini.
Unico presupposto è che invii l' indispensabile informativa sulla privacy a tutti gli interessati (Non soltanto ai condòmini, ma anche ai fornitori accreditati dall' ente condomìnio e trattati dal sistema informativo dello studio amministrativo), e che ciascuno abbia la possibilità di conoscere quali dati lo riguardano e, se è fattibile, chiederne la cancellazione o la modifica.

In generale di seguito ti segnalo un decalogo che serve per orientarsi per applicare correttamente la norma in ambito delle gestioni condominiali:

1. Il condominio e quindi l'assemblea, l'amministratore, il portiere o altri collaboratori, possono trattare soltanto le informazioni personali dei dipendenti o dei terzi e soltanto nel rigoroso rispetto delle finalità del condominio stesso. Quindi sono trattabili solo le seguenti informazioni: dati anagrafici, indirizzi, quote millesimali, etc.

2. Per il principio di trasparenza ciascun partecipante al condominio può conoscere le spese altrui e può anche conoscere l'adempimento altrui sia al momento del rendiconto annuale sia previa richiesta all'amministratore.

3. I numeri di telefono fisso o cellulare o la email possono essere utilizzati dall'amministratore o portiere solo se già indicati in elenchi pubblici oppure se l'interessato è d'accordo.

4. E' possibile il trattamento di dati personali di natura sensibile o di dati giudiziari solo se è davvero indispensabile, altrimenti sarebbe gravemente illecito.

5. Nè il condominio, nè l'amministratore, nè il portiere, nè il singolo condomino o inquilino che viene a conoscenza di un dato personale può farlo conoscere o ad un altro partecipante del condominio o ad un terzo.

6. Per salvaguardare la privacy occorre che la conservazione dei verbali e di prospetti contabili avvenga al riparo da intrusioni di terzi.

7. Tecnici o consulenti possono partecipare all'assemblea per il solo tempo necessario allo svolgimento dei punti all'ordine del giorno per cui partecipano. Solo con il consenso di tutti i partecipanti è possibile procedere alla videoregistrazione dell'assemblea condominiale.

8. Gli spazi condominiali sono utilizzabili solo per avvisi a carattere generale ma non per la trattazione di affari che comportano il trattamento dei dati personali o comunque riferibili a singoli condomini.

9. I dati riferiti alla gestione del condominio possono essere richiesti in qualsiasi momento all'amministratore del condominio.

10. Ciascun condomino può presentare istanza, ai sensi dell'art. 7 del Codice per la protezione dei dati personali, all'amministratore per accedere ai propri dati e nel caso di mancato riscontro può ricorrere al Garante o al magistrato competente.

 

[spada]

Esiste una modulistica da inviare ai condomini?

 

[Antonio Azzaretto]

Non esiste una modulistica, e francamente questa è una legge che si presta alle più variegate interpretazioni.

Io ho risolto pubblicando l' informativa su internet:
La Community AziendaCondominio: Tutela Privacy

Per ora, che seguo pochi condòmini, va bene così.
Se riuscirò ad allargare l' organizzazione, mi inventerò qualcosa di più elegante.