Intanto c'è da dire che un'impiegata non fa testo e poi bisognerebbe vedere come era stato scritto il contratto (a volte i termini possono essere confusi).
In pratica l'Agenzia delle Entrate considera imponibile (cioè reddito da locazione) tutto ciò che non è quantificabile come rimborso di spese sostenute. E' chiaro che se io "maschero" da rimborso spese condominiali una quota di canone, l'Agenzia delle Entrate provvede (correttamente) a sottoporlo a tassazione.
Ma se io indico sul contratto importi separati per canone di locazione e acconti sulle spese condominiali e dico che tali acconti in conto spese:
1) sono variabili, ovvero calcolati sul preventivo o sul consuntivo dell'anno precedente redatto dall'amministratore;
2) saranno sottoposti a conguaglio una volta ottenuto il consuntivo dall'amministratore e calcolata la quota di competenza dell'inquilino;
3) solo per il primo anno vengono quantificati di comune accordo il Euro TOT
L'Agenzia delle Entrate non può assimilarli a redditi e quindi sottoporli a tassazione.
E' evidente che bisogna conservare al documentazione e poter dimostrare in ogni momento che tali importi sono usciti ed entrati, ovvero è stato rimborsato dall'inquilino solo ciò che è stato effettivamente pagato dal locatore all'amministrazione per la parte di competenza del conduttore.
Se l'impiegata addetta alla registrazione di un contratto solleva questa eccezione ingiustificata non è detto che si debba accettare passivamente tale opinione, ma ci si può rivolgere ad un funzionario magari più esperto.
In aggiunta puoi verificare quanto sopra anche dalle istruzioni per la compilazione del mod. Unico e/ o 730 in riferimento ai quadri del reddito da fabbricati:
" Indicare in questa colonna l'importo al netto della locazione calcolando l'eventuale rivalutazione automatica sulla base dell'indice Istat e l'eventuale maggiorazione percepita in caso di sublocazione. L'ammontare indicato non deve comprendere le spese di condominio, luce, acqua, gas, portiere, ascensore, riscaldamento e simili eventualmente incluse nel canone..."
Se al contrario nel contratto c'è scritto malamente "Il canone di locazione è stabilito in Euro 500 mensili comprensivi di Euro 450 per l'affitto e Euro 50 per le spese condominiali" è chiaro che ti sottopongono tutto a tassazione.