Cara Alice,
Avete bisogno di organizzarvi.
Di seguito ti propongo un piccolo manuale per aiutarvi ad "aiutarvi":
Manuale per il Comitato di Gestione Condominiale
Premessa
Questo manuale è rivolto ai condòmini che vogliono organizzarsi seguendo i princìpi del "modello AziendaCondomìnio".
In altre parole stai leggendo la "guida" per i condòmini che hanno deciso di "cambiare", al fine di orientare l' organizzazione condominiale verso i propri interessi.
1) Selezionare una "guida" verso il cambiamento
E' necessario creare una "guida" nel condomìnio: Un gruppo di condòmini motivati verso il cambiamento che "aprano" la strada agli altri condòmini.
I condòmini più adatti sono quelli che hanno cultura professionale da "offrire" per ricoprire piccoli incarichi di servizio comune.
Se nel condomìnio esiste già il cosiddetto "consiglio di condominio" di solito alcune di queste persone sono già selezionate e "impegnate".
Ma spesso le persone più adatte a questo ruolo da anni non partecipano più alle riunioni di condomìnio, perchè hanno perso ogni speranza di cambiamento e si rassegnano a pagare le rate condominiali con la stessa passività con cui pagano le imposte allo stato.
Per prima cosa, quindi, rivolgiti a loro e proponi la Community AziendaCondomìnio.
Dopo avere trovato i residenti "motivati" verso il cambiamento, questo "gruppo di riferimento" deve avere una investitura ufficiale da parte degli altri condòmini.
Ti consiglio per questo di scrivere su un foglio di carta uso protocollo la seguente frase:
Data..... luogo.........
In data odierna si costituisce il Comitato per la Gestione Condominiale formato dai Condòmini (Segue elenco e firma di ogni aderente al comitato. Più aderenti ci sono e meglio è).
Di seguito si elencano i condòmini che approvano la costituzione del Comitato per la Gestione Condominiale (Possibilmente raccogli il nominativo e la firma di tutti i condòmini. Anche un buon numero di firme è sufficiente per cominciare).
Per finire, alla prossima assemblea, farai inserire la costituzione del Comitato tra i punti all' ordine del giorno, e farai riportare il tutto su una delibera di assemblea che approverete con la maggioranza ordinaria (Un terzo dei condòmini in rappresentanza di un terzo del valore dell' immobile).
Ciò al fine di archiviare la costituzione di questo "organo di controllo" della gestione condominiale agli atti ufficiali del Condomìnio.
2) Costituzione del Comitato per la Gestione Condominiale
Una volta selezionato il gruppo "motivato" e costituito il Comitato per la Gestione Condomìniale, devi comunicare questa iniziativa all' amministratore.
Se ti dice che è "contro la legge" rispondi che non è vero. I gruppi di condòmini hanno il diritto di chiamarsi come vogliono.
Se ti dice che "non è previsto dalla legge" rispondi che neanche il Consiglio di Condomìnio è previsto dalla legge, eppure è socialmente accettato.
Se ti chiede perchè vuoi cambiare il termine "Consiglio di Condomìnio" con il termine "Comitato per la Gestione Condominiale", rispondi che è opportuno che le parole abbiano un significato "evocativo" per chi le ascolta, e che questo termine richiama esattamente le funzioni che questo organo di governo aziendale vuole assumere.
L' amministratore protempore (inteso come il rappresentante legale dell' Ente di Gestione), farà parte anche del Comitato per la Gestione Condominiale e sarà invitato alle riunioni.
N.B. E' importante che il presidente del Comitato sia un condòmino, e che le riunioni siano convocate dal presidente.
L' amministratore deve essere sempre (e dovutamente) invitato alle riunioni del Comitato per la Gestione.
L' amministratore può suggerire al Presidente quando è necessario convocare il Comitato per ragioni di gestione urgenti.
3) Acquisto e conservazione del libro dei verbali del Comitato per la Gestione condominiale
Alla prima riunione, il Comitato nomina al suo interno un segretario, che avrà l' incarico di redigere il verbale delle riunioni e di conservare il libro dei verbali a casa sua.
E' importante segnare sul libro dei verbali la data e l' ora di ogni riunione, l' elenco dei partecipanti, le dichiarazioni che si vogliono ricordare nel tempo e le decisioni assunte a maggioranza dal Comitato per la Gestione Condominiale.
4) Apertura del forum "privato" nel portale AziendaCondomìnio
Alla prima riunione verbalizzata, il Comitato nomina un condòmino come moderatore del forum privato intestato all' Ente Condomìnio.
Ossia della persona che richiederà l' apertura del forum e che sarà nominata come responsabile del Gruppo.
Il moderatore avrà l' incarico di "iscrivere" al gruppo "privato" gli utenti che ne faranno richiesta ( I residenti, i condòmini, i fornitori, i tecnici, il legale rappresentante-amministratore); cioè tutti i soggetti interessati a "vedere" e "scrivere" sul forum intestato al condomìnio.
Se necessario, per gli Enti Condomìnio di grandi dimensioni, si potrà decidere anche di aprire due forum riservati, uno ristretto per il Comitato per la Gestione e per l' amministratore, i tecnici e i fornitori delegati, ed uno per tutta la Comunità Residenziale.
5) Diffusione del Forum "privato" intestato al condomìnio
Il forum "privato" rappresenta per i condòmini una nuova opportunità per comunicare e per tenersi costantemente in contatto.
E' interesse del Comitato per la Gestione che almeno una parte dei residenti siano iscritti al "forum privato", per avere la possibilità di "accendere l' attenzione comune" sui fatti economici rilevanti.
Inoltre ogni residente ha interesse a vedere e leggere il forum "privato" condominiale per tenersi informato e per avere un minimo di voce in capitolo all' interno della propria Comunità Residenziale.
6) Formalizzazione del Team di Gestione Condominiale
Dopo che il Comitato per la Gestione si è insediato, ha aperto il forum "privato" comune, ha nominato il presidente e il segretario, e istituito il libro dei verbali del Consiglio, come primo "atto di gestione" è necessario formalizzare il team di Gestione Condominiale.
Ossia è necessario scrivere sul registro dei verbali l' elenco dei professionisti, dei tecnici e dei fornitori che sono "autorizzati" a fornire servizi per la Comunità Residenziale.
Questo stesso elenco è necessario riportarlo sul Forum riservato alla Comunità Residenziale.
Per quanto riguarda i servizi forniti dall" amministratore, è necessario in particolare elencare:
a) Il nome e il cognome o la denominazione (Se amministratore è una persona giudidica) del legale rappresentante.
b) Il nominativo del dipendente o del fornitore (Se diverso dall' amministratore) che "materialmente" redige la contabilità del condomìnio.
c) Il nominativo del dipendente (Se diverso dall' amministratore) che segue finanziariamente il condomìnio (Ossia che decide se, quando e come i debiti del condominio debbano essere pagati).
d) Il nominativo del tecnico (Se diverso dall' amministratore) che arriva in condomìnio quando è necessario un pronto intervento.
e) Il nominativo dell' avvocato che segue le pratiche legali del condomìnio.
f) Il nominativo del fiscalista che segue le pratiche fiscali del condomìnio.
L' elenco deve essere redatto per "servizio", ossia ad esempio:
Servizio Elettricista
Primo fornitore da chiamare "ditta tizio":
Se non disponibile, secondo fornitore da chiamare "ditta caio":
Se non disponibile terzo fornitore da chiamare "ditta "Sempronio"
Servizio manutenzione Caldaia
Terzo responsabile: Bianchi Luigi
Ditta responsabile della manutenzione: Bianchi S.r.l.
etc..etc....
Regola di gestione importante
Soltanto i professionisti, i tecnici e i fornitori debitamente formalizzati nel Team di Gestione Condominiale potranno fornire servizi per l' Ente Condomìnio.
Il Team di gestione Condomìniale dovrà essere riconfermato ogni anno da una delibera di assemblea appositamente votata dalla maggioranza "ordinaria" dei condòmini (1/3 dei partecipanti in rappresentanza di almeno 1/3 del valore dell' immobile).
Contratti
Ogni fornitore, tecnico e professionista incaricato di fornire servizi per il condomìnio deve stipulare un contratto scritto con l' ente condomìnio.
L' amministratore deve consegnare in copia fotostatica tutti i contratti in vigore (Compreso il contratto di mandato con l' avvocato ed il fiscalista del condomìnio).
Su ogni contratto deve essere specificato l' oggetto (Che cosa il fornitore o il professionista o il tecnico si impegna a fornire) e il valore del servizio.
Regola di gestione importante
Soltanto i professionisti i tecnici e i fornitori che avranno un contratto scritto in vigore con il il condomìnio potranno fornire servizi e forniture per la Comunità Residenziale.
Controlli formali da parte del Comitato per la Gestione
E' opportuno che il Comitato per la Gestione richieda all' amministratore protempore copia dell' elenco clienti e fornitori da lui presentato per l' ultimo esercizio fiscale.
E' inoltre opportuno che il Comitato per la Gestione Condominiale richeda copia fotostatica dell' ultimo mod. 770 presentato dall' impresa che gestisce gli impianti di riscaldamento e che svolge forniture di carburante.
Le copie dei modelli fiscali dovranno restare "riservate" alla visione del Comitato per la Gestione, il quale potrà trarne utili riflessioni e ottimi spunti per rinegoziare i contratti in corso d' opera con i fornitori del condomìnio.
Lavori straordinari
Il Comitato per la Gestione Condominiale garantisce lo svolgimento della procedura necessaria per affidare la commessa deliberata dai condòmini in modo trasparente, economico e vantaggioso per la Comunità Residenziale.
Benvenuta alla rivoluzione! ...e buon lavoro!
